Jedes dritte Rathaus unzufrieden mit eigenem Digitalisierungsstand

• Eine repräsentative Umfrage von Meister in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsinstitut forsa zeigt: Bürgermeister:innen sehen in der Digitalisierung eine hohe Relevanz für die Zukunftsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung, allerdings ist fast ein Drittel mit dem Grad der heutigen Umsetzung mehr als unzufrieden.
• Regulatorische Hürden stellen für drei Viertel der Befragten das größte Hindernis bei Digitalisierungsprojekten dar – noch vor Finanzierungslücken und dem Fachkräftemangel.
• Positiv: Mehr als die Hälfte der Städte und Gemeinden verfügt heute über ein höheres Budget für Digitalisierung als noch vor drei Jahren. Den mit Abstand größten Investitionsbedarf sehen die Befragten im Bereich Software.
• Digitale Tools werden als wirksames Mittel zur Effizienzsteigerung gesehen: Die überwältigende Mehrheit der Befragten hält diese für geeignet, um die Arbeitsbelastung in der öffentlichen Verwaltung zu reduzieren und Prozesse zu vereinfachen.
• Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz gewinnt spürbar an Bedeutung. Fast jedes zweite Rathaus plant, entsprechende Anwendungen in den nächsten zwei Jahren einzuführen – dennoch fehlt vielerorts das nötige Budget für grundlegende Investitionen in die Cybersicherheit.

Meister, ein Anbieter intuitiver Softwarelösungen für modernes Arbeiten, hat in Zusammenarbeit mit der forsa Gesellschaft für Sozialforschung und statistische Analysen mbH unter dem Titel „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung“ eine repräsentative Umfrage unter 1.047 Bürgermeister:innen in Deutschland durchgeführt. Fazit: Die Digitalisierung in den Städten und Gemeinden kommt nur schleppend voran, auch wenn digitale Tools und Software als wirksames Mittel zur Steigerung der Effizienz in der Verwaltung gesehen werden.
 

Digitalisierungsstau in deutschen Rathäusern - auch aufgrund ungeeigneter Rahmenbedingungen

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass die digitale Transformation eine hohe Relevanz für die Entwicklung der Verwaltung in deutschen Rathäusern hat, jedoch nur schleppend vorankommt. Insgesamt fast ein Drittel der Befragten erachtet den Grad der Digitalisierung der Verwaltung ihrer Stadt oder Gemeinde als „nicht zufriedenstellend“ oder „unzureichend“. Während 97% der Befragten die Digitalisierung für die zukünftige Entwicklung ihrer Kommune als „wichtig“ oder „sehr wichtig“ einstufen, bewerten nur 14% den derzeitigen Digitalisierungsgrad ihrer Verwaltung mit „gut“ oder „sehr gut“. Nach Schulnoten betrachtet liegt der Durchschnittswert lediglich bei einer 4, also „ausreichend“. Der abgewählten Ampel-Koalition stellen die Bürgermeister:innen ein schlechtes Zeugnis aus. 78 Prozent der Befragten sind der Auffassung, dass die abgewählte Bundesregierung aus SPD, Grünen und FDP keine geeigneten Rahmenbedingungen für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung geschaffen hat.

Clemens Weidenbach, CEO von Meister, sagte: „Die Ergebnisse unserer repräsentativen Umfrage unter Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern zeigen klar: Digitalisierung wird nicht mehr hinterfragt – sie wird als notwendig erachtet, um die öffentliche Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen. Wir benötigen dringend einen Wandel und auch die konsequente Unterstützung der Politik, um Verwaltung neu zu denken, nämlich agiler und effizienter. Der Einsatz von Software und digitalen Tools wird nicht nur die tägliche Arbeit in der Verwaltung vereinfachen, sondern auch den vorherrschenden Fachkräftemangel teilweise kompensieren. Es ist Zeit, die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung auf ein neues Level zu bringen. Die im Koalitionsvertrag der neuen Bundesregierung vereinbarte Gründung eines Digitalministeriums ist ein starkes Aufbruchssignal. Es zeigt, dass die Notwendigkeit einer umfassenden digitalen Modernisierung unseres Landes erkannt worden ist. Jetzt kommt es auf die konkrete Umsetzung an.“
 

Regulierung bremst Digitalisierung - trotz steigender Budgets in den letzten drei Jahren

Die Umfrage verdeutlicht, dass Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung häufig nicht am Willen, sondern an externen und internen Hürden scheitern: Die größten Herausforderungen sind laut Umfrage regulatorische Hindernisse (78%), wie Datenschutzgesetze oder Vergabevorschriften, fehlende Finanzierung (65%) und der Mangel an Fachpersonal (54%). Auch fehlende politische Unterstützung sowie mangelnde digitale Kompetenzen in den Behörden werden von den Befragten kritisch gesehen. Bei den finanziellen Mitteln zeigt sich allerdings ein positiver Trend: Über die Hälfte der Bürgermeister:innen berichtet von gestiegenen Budgets für Digitalisierungsprojekte in den letzten drei Jahren – vor allem in mittleren und großen Städten. Rund 80% würden zusätzliche Mittel für Digitalisierungsprojekte vor allem in Softwarelösungen investieren, gefolgt von IT-Fachpersonal (52%) und neue Hardware (43%).
 

Verwaltungen setzen auf neue digitale Tools – Kosten und Integration in bestehende Systeme sind die größten Herausforderungen

Digitale Tools und Software sind für viele Verwaltungen heute unverzichtbar, insbesondere zur Reduktion der Arbeitsbelastung sowie zur Steigerung der Effizienz in der öffentlichen Verwaltung in Zeiten des Fachkräftemangels. So geben 61% der Befragten an, in den letzten drei Jahren mehrere neue Lösungen eingeführt zu haben. Beim Einsatz von Software und digitalen Tools steht die Optimierung der Zusammenarbeit (59%) an erster Stelle, gefolgt von Prozessautomatisierung (49%) und Aufgaben- und Projektmanagement (22%). Die Potenziale sind groß: 83% sehen den Einsatz digitaler Tools als geeignet, um die Arbeitsbelastung der Verwaltungsmitarbeitenden zu senken und Prozesse in der öffentlichen Verwaltung effizienter zu gestalten. Demgegenüber stehen jedoch hohe Hürden: Als größte Herausforderung bei der Einführung neuer Software nennen die befragten Bürgermeister:innen vor allem hohe Kosten und Gebühren (70%), gefolgt von Problemen bei der Integration in bestehende Systeme (66%) sowie fehlende personelle Ressourcen (63%).
 

Künstliche Intelligenz auf dem Vormarsch – Cybersicherheit leidet unter Budgetrestriktionen

Auch Künstliche Intelligenz gewinnt zunehmend an Bedeutung. So geben 46% der Befragten Bürgermeister:innen an, in den nächsten zwei Jahren KI-Anwendungen einführen zu wollen oder entsprechende Planungen zu verfolgen – insbesondere zur Dokumenten- und Prozessautomatisierung. In größeren Städten liegt der Anteil sogar bei bis zu 100%. Datensicherheit hat für die Städte und Gemeinden dabei oberste Priorität: Drei Viertel der Befragten setzen Sicherheitssoftware ein, rund die Hälfte speichert ihre Daten ausschließlich in Deutschland, mehr als ein Drittel sogar auf eigenen Servern. Zugleich geben jedoch 37% an, dass Budgetbeschränkungen Investitionen in Cybersicherheit verhindern.

Die vollständigen Umfrageergebnisse können auf der Website von Meister heruntergeladen werden: https://www.meistertask.com/pages/de/guides/datenbericht-digitalisierung-2025

Über Meister

Meister ist der Digitalisierungspartner für Unternehmen, Verbände und die öffentliche Verwaltung, die ihre Produktivität steigern, ihre Arbeitsprozesse optimieren und Kosten sparen möchten. Meister entwickelt intuitive Softwarelösungen für modernes Arbeiten und bietet mit MeisterTask (Projektmanagement und Dokumentation) und MindMeister (Mindmapping) eine zentrale Plattform, um Projekte effizient zu planen, Aufgaben im Team zu koordinieren und Wissen strukturiert zu dokumentieren. Die Softwarelösungen von Meister sind intuitiv und benutzerfreundlich, so dass auch Teams mit unterschiedlichem technischem Know-how ihre Zusammenarbeit stärken und Projekte effizient managen können. Meister hostet seine Software auf Servern in Deutschland. Darüber hinaus entsprechen alle Softwarelösungen des Unternehmens den zentralen europäischen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen. Weltweit arbeiten bereits mehr als 41 Millionen Nutzer:innen mit den Softwarelösungen von Meister, die von einem Team aus gut 130 Mitarbeiter:innen kontinuierlich weiterentwickelt werden.

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